Rencontre avec les chevilles ouvrières du nouveau portail Alumni

Quels ont été vos rôles respectifs dans le cadre de ce projet ?
Eric Laemmer : J’étais le chef de projet technique pour l’université. Mon rôle était de coordonner les différents acteurs techniques autour de la solution pour apporter des réponses aux besoins et de suivre les développements internes nécessaires pour obtenir un fonctionnement fiable et sécurisé entre notre système d’information et l’application AlumnForce.
 
Zine Elabidine Toufik : Mon rôle au sein du Service relations alumni (SRA) était de veiller au bon déroulement du projet en opérant un suivi de ses différentes phases, mais aussi en coordonnant le travail entre notre prestataire, le SRA et la direction informatique (DI) de l’université. J’ai également activement participé aux tests de l’application Alumni afin de déceler d’éventuels bugs. J'ai enfin participé à la création, avec la DI, d’un mécanisme permettant de connecter notre nouvelle application au système d’information de l’Unistra. Ma mission s'est déroulée sous la direction et en interaction permanente avec Agnès Villanueva, directrice du service.

Fabien Blanc : J'ai été directeur de projet durant toute la phase de déploiement du site et ai été assisté par Joffrey, chef de projet AlumnForce. Mon rôle principal a été d'orchestrer le projet avec les différents interlocuteurs afin de répondre aux besoins de l'Unistra tout en respectant le planning que nous avons établi. Sachant que nous devions nous interfacer avec le système d'information de l'université, j'ai dû effectuer des audits sur les données et apporter des conseils sur les évolutions. Pour cela j'ai organisé des ateliers à distance avec la division informatique de l'université. Maintenant que le site est en ligne, mon rôle ne s'arrête pas là. Je garde contact régulièrement avec le Service relations alumni pour m'assurer de la bonne utilisation du site et échanger sur les prochaines évolutions afin d'assurer la réussite du projet. 
 
 
Vous avez lancé avec votre frère la société MEVIA et êtes à l’origine de la solution AlumForce. Comment l’idée de créer une plateforme sociale dédiée aux diplômés vous est-elle venue ? Quelles sont ses fonctionnalités phares ?
Fabien Blanc : Nous avons eu l'idée de lancer la solution AlumnForce après avoir constaté un manque de vitalité des réseaux Alumni en France. Frédéric, co-fondateur de la société, a vécu plusieurs années aux Etats-Unis, où les établissements et diplômés sont très sensibles à la notion de réseau. Lorsqu'il a souhaité recruter un employé issu de sa formation pour son bureau à New-York, il s'est donc naturellement tourné vers son réseau Alumni pour trouver des profils similaires au sien. Du fait du manque de moyens et d'outils de son association Alumni, la mise en relation n'a pas été aussi simple qu'espérée. C'est à ce moment que l'idée d'AlumnForce a commencé à germer dans nos têtes. Il fallait offrir un outil aux réseaux Alumni qui leur permette de fédérer la communauté et de mettre en relation les Alumni, les recruteurs, les enseignants et les étudiants du monde entier. Notre principale préoccupation tout au long du développement de cette solution a été d'en faire un outil qui soit à la fois intuitif, évolutif et modulable pour s'adapter aux spécificités de toutes les formations et associations.
Nous avons développé la solution autour de trois grands objectifs : favoriser l'insertion professionnelle des étudiants et des jeunes diplômés, développer un sentiment d'appartenance et aider les réseaux Alumni à mettre à jour leur base de données. Pour atteindre chacun de ces trois objectifs, plusieurs dizaines de fonctionnalités (que nous appelons "modules") ont été développées par nos experts et grâce au retour d'expérience de nos utilisateurs. Parmi ces fonctionnalités, on peut citer un annuaire en ligne « full search », une gestion des cotisations et des dons, un espace carrière complet (offres d'emploi et de stage, alertes emploi et candidats, CVthèque, comptes recruteurs, conventions de stage, etc.), la gestion des articles, des événements (publics ou privés) et des groupes (thématiques, régionaux ou de promotion par exemple), la gestion des programmes de parrainage, les newsletters, etc. Je pourrai encore en citer plusieurs dizaines ! Chaque année, nos équipes d'experts travaillent sur plusieurs nouvelles fonctionnalités, en plus d'assurer la maintenance évolutive de la solution.
 
 
Comment s’est passée la collaboration entre la société Mévia et l’Université de Strasbourg ?
Zine Elabidine Toufik : Notre collaboration s’est très bien passée. Nos contacts étaient à l’écoute de nos besoins et réactifs. Nous avons adopté un bon rythme de travail en instaurant des réunions hebdomadaires depuis mars 2015.
 
Fabien Blanc : Nous collaborions déjà avec de grandes universités (Université de Versailles Saint-Quentin-en-Yvelines, Université Lumière Lyon 2, etc) avant de travailler avec l'Université de Strasbourg.  Ce nouveau défi consistait pour nous à bien comprendre le fonctionnement et la structuration de l'Unistra. Fédérer 37 composantes, c'est un sacré défi ! Nous avons également pu collaborer de très près avec la Direction informatique de l'université afin de nous interfacer avec leur système d'information existant. Nous avons pu développer un échange constructif avec le Service Relations Alumni sur les différentes phases du projet. Avoir un interlocuteur toujours disponible nous a permis d'avoir des échanges réguliers et rapides. Avec cette collaboration, nous avons pu développer la fonctionnalité des badges « ambassadeurs », permettant la mise en avant de certains Alumni et la géolocalisation des groupes. Nous avons aussi pu avoir un premier retour d'utilisation sur notre module de parrainage.


Quels ont été les principaux points de vigilance rencontrés lors du basculement de l’ancienne application Alumni vers la nouvelle ?
Eric Laemmer  : L’extraction des données de l’ancienne application pour une reprise dans le nouveau système. Le format des données étant différent, il a été nécessaire de veiller à faire des conversions et adaptations en limitant le plus possible la perte ou l’altération des données. Bien évidemment, ceci est un travail commun avec le prestataire de la nouvelle application qui doit de son côté les réinjecter dans son système. L’authentification de l’utilisateur a également été un point intéressant. Bien que le réseau Alumni soit destiné aux « anciens » étudiants et personnels, les étudiants et personnels « actifs » de l’université y ont également accès. La mise en place d’un système d’authentification spécifique est venu s’ajouter à notre système d’information actuel, permettant ainsi à nos usagers d’utiliser leur compte ENT pour accéder au service. Dans un souci de sécurité et de protection des données personnelles, il a fallut fournir uniquement les données nécessaires au bon fonctionnement de la solution AlumnForce. D’où l’importance du travail avec le service CIL afin de rester dans le cadre législatif adéquat. Ce qui nous amène au troisième point où le service CIL a joué son rôle : le formulaire d’inscription des « anciens ».  En effet, la falsification de diplôme et l’usurpation d’identité sont des risques majeurs et le défi est d’authentifier le demandeur alors que ce dernier ne dispose justement plus de compte d’authentification ENT. L’application doit donc permettre de traiter les demandes d’inscription en vérifiant via une recherche dans nos archives si le demandeur est bien connu de l’université et dispose bien du diplôme indiqué. Suite à la validation par le SRA, le demandeur peut ensuite terminer son inscription au réseau. Cet aspect contraignant est un gage de qualité pour le réseau.   


Que pensez-vous de cette nouvelle application ?
Eric Laemmer : Son intérêt est surtout de constituer un réseau comprenant des personnes déjà entrées dans la vie active afin de créer une dynamique permettant aux nouveaux Alumni, et même aux étudiants, d’avoir des contacts professionnels ou associatifs et de participer à leur tour à la vie active. En ce sens, l’Unistra se dote d’une application moderne permettant d’avoir un suivi constructif sur le devenir de ses étudiants et valoriser le fait que les personnes formées trouvent un emploi.
 
Zine Elabidine Toufik: C’est une très bonne application reprenant la structure d’un réseau social professionnel, à la différence près que celui-ci est réservé aux diplômés, personnels et doctorants de l’Unistra, et qu’il permet de garantir que nos membres aient bien obtenus les diplômes qu’ils indiquent sur leur profil. L’application contient aussi un profil personnel plus fourni que les autres réseaux professionnels et dispose d’un annuaire réservé aux membres. D’autres nouveautés notables viendront s’ajouter à cela en début 2016, avec la mise en place d’un système d’alias @alumni.unistra.fr ainsi que d’un système d’annonces, qui permettra aux membres de déposer des offres de bénévolat, par exemple.
 
 
Quelles améliorations pourraient y être apportées ?
Zine Elabidine Toufik : Nous avons noté quelques points d’amélioration, comme par exemple la gestion des candidatures de l’espace carrière ou encore le moteur de recherche intégral. Adapter la plateforme pour intégrer nos associations d'anciens de composantes serait un vrai plus.
 
Fabien Blanc : Nous avons pleins d'idées d'évolutions ! Nous essayons constamment de trouver des solutions pour chacun des nos réseaux et répondre à des besoins bien concrets. Notre offre de services est historiquement orientée vers les Alumni, mais nous avons prévu un gros travail de développement et de recherche pour cultiver le sentiment de réseau chez les étudiants. Les campagnes de levées de fonds, la signature électronique, le prélèvement récurrent sont déjà sur le feu ! Nous réfléchissons aussi à des fonctionnalités qui pourraient aider les utilisateurs à se rencontrer en physique en s'appuyant notamment sur le Big Data pour apporter une segmentation précise. Il est à noter que chaque année, nous apportons des améliorations aux fonctionnalités existantes grâce à la contribution de nos utilisateurs et nous développons les fonctionnalités indispensables de demain.