Comment nous perdons 1 jour et demi par semaine

Cet article est le compte-rendu du webinar du 9 janvier 2025 animé par Philippe Helmstetter

Philippe Helmstetter a créé sa structure de formation, Tempéo, il y a déjà 20 ans presque jour pour jour. Son gros projet 2024 fut la sortie de son livre.

Helmstetter, P. (2024). En temps et en heure : La gestion du temps en pratique. Gereso.

 La présentation commence par un exercice :

Exercice 1
Prenez un stylo, une feuille de papier et smartphone pour la fonction chronomètre . Sur une ligne : écrire la phrase « c’est une belle journée ensoleillée aujourd’hui ». Sur une autre ligne : écrire tous les chiffres de 1 à 40. Chronométrez-vous pendant que vous écrirez la phrase pour les 40 chiffres et notez votre temps.

Exercice 2 Ecrivez la même phrase et tous les chiffres jusqu’à 40, en alternant entre lettres et chiffres : C 1 E2 S3 T4. 1 ligne avec les lettres et 1 ligne avec les chiffres

Qu’en concluez-vous ?

….. Cet exercice met bien en lumière la loi de Carlson : un travail interrompu c’est inévitablement du temps perdu et une source d’erreurs.

Dans quoi perd–t-on du temps ? 

On va partir du principe que toutes les interruptions sont légitimes

             1. Le temps de revenir à la tâche (où est-ce que j’en étais ?)

Le temps perdu en tout dépend des tâches. Par exemple : quand je fais une tâche complexe comme rédiger un article et que je suis interrompu, c’est une grosse perte de temps de plusieurs minutes. A l’inverse si je fais quelque chose de plus simple comme rentrer des données dans un tableau, cela se compte en secondes.

En moyenne, nous perdons 64 secondes à reprendre le fil¹

            2. Le rythme des interruptions au quotidien  

Nous sommes interrompus toutes les 3 min² soit 1 jour et demi par semaine si on cumule le temps.

Que ce soit par un collègue, la notification d’un mail entrant, les notifications du smartphone, les gens qui rentrent dans le bureau de manière impromptue, le chat/messagerie instantanée.

            3. Une perte de qualité  

Un travail interrompu c’est au moins deux fois plus d’erreurs³. Le cerveau humain n’est pas fait pour gérer le multitâches. L’on peut faire plusieurs choses à la fois que si l’une des choses est simple.

Les gens qui acceptent de travailler en multitâches c’est -15 points de QI⁴.

En réalité nous ne travaillons pas en multitâches mais nous zappons d’une tâche à une autre.

         4. Un impact sur notre santé 

Les interruptions sont considérées comme le premier facteur de stress au travail (77% des salariés interrogés disent être fréquemment interrompu dans leur travail⁵).

Études sur la tension 2 groupes

Le premier subit les interruptions et le deuxième se voit enlever la plupart des sources d’interruption. Résultat : la tension artérielle moyenne du groupe 2 est notoirement inférieure au groupe 1.  

Nombre approximatif de communication par cadre et par an : entre 1980 et aujourd’hui fois huit, dû à l’apparition du mail et du smartphone. Ces outils ont généré des comportements d’immédiateté, dès que nous avons une question, nous avons tendance à interroger tout de suite un collègue, par exemple.

Plusieurs solutions à adopter 

• Vis-à-vis des collègues : le report

Une phrase magique « laisse-moi terminer ce que je suis en train de faire, je m’occuperai de ton problème tout à l’heure » ou mettre un drapeau rouge à son bureau signalant que l’on ne souhaite pas être dérangé.

Les effets bénéfiques à moyen terme : plus vous le direz et moins ils viendront vous déranger.

Par ailleurs, en général la personne souhaite une réponse rapide et va chercher d’elle-même, de ce fait, 30 à 50% des demandes s’enlèvent de soi-même. Ce sont des interruptions illégitimes.

Expérience partagé par l’un des participants : Mon expérience en Support informatique: Laisser poireauter le demandeur environ 20 minutes = auto-résolution de 80% des problèmes. 

• En open space 

Les solutions peuvent être de faire plus de télétravail, de trouver un bureau non occupé, de mettre un casque sur les oreilles (avec une fonction anti bruit idéalement) ou d’écouter de la musique sans parole, la musique de relaxation est une recommandée (elle n’a pas de ligne musicale c’est juste un fond sonore).

• Le téléphone, les mails et le smartphone

Le téléphone :

> Se mettre sur messagerie, si l’on peut

> Demander à un collègue de prendre les appels pendant 1h (et lui renvoyer l’ascenseur)

> Limiter l’impact en disant je vous rappelle

Les mails : désactiver les notifications car le mail n’est pas l’outil de l’urgence.

Le smartphone : désactiver les notifications des différentes applications.

• Les auto interruptions 

Elles sont liées au fait que notre cerveau travaille par association d’idées, ainsi noter votre idée pour y revenir après. Par ailleurs, notre capacité de concentration est limitée dans le temps souvent lié à une fatigue intellectuelle, il est recommandé de prendre 5 min de pause, toutes les heures.

Petite astuce bonus : si vous voulez qu’une réunion finisse à l’heure, mettez-la avant la pause déjeuner !

Sources :

¹ORSE - Pour un meilleur usage de la messagerie électronique dans les entreprises. Observatoire de la responsabilité sociétale des entreprises, 2011.

²Victor M. González and Gloria Mark, Constant, Multi-tasking Craziness : Managing Multiple Working Spheres, Conference on Human Factors in Computing Systems, CHI 2004, Vienna, Austria, April 24 - 29, 2004.

³Université du Michigan, janvier 2013.

⁴ the «infomania » study, Glenn Wilson, 2005.

⁵Baromètre Stress, analyse des facteurs etsymptômes de stress chez les cadres (juin 2010), Opinionway pour la CGE-CGT.

Propos de Philippe Helmstetter recueillis par Laetitia Sciacca