Alléger sa charge mentale dans la gestion de projets complexes

Compte-rendu du webinar animé par Benjamin Oberlé le 22 avril 2025

Le Project manager peut donner impression qu’il s’agite, mais c’est pour faire converger des parties prenantes pas toujours motivées et avec des objectifs divergents. 

Un chef de projet doit tenter des choses, être un peu naïf en se disant que même si certaines choses ont déjà été testées, il est tout de même utile de réessayer. 

Le temps

La mesure du temps est totalement subjective, des gens adorent anticiper et d’autres aiment travailler dans l’urgence. 

Les questions à se poser : dans quelle mesure je suis maître ou je subis le temps ? Comment devenir maitre de celui-ci ? Comment ne pas se laisser imposer, dans la mesure du possible, des deadlines ?

Quelques « lois » à connaître pour une meilleure organisation

• Loi de Carson : faire un travail de façon continue, nous prend moins de temps que de le faire en plusieurs fois

Eviter les distractions, désactiver les notifications, etc.

• Loi de Murphy : toute chose nous prend plus de temps que nous l’avions prévu 

Conseil : rajouter 30% de temps en plus de votre prévision

• Loi « Parkinson » : Plus nous avons du temps pour réaliser une tâche et plus elle nous prendre du temps. 

Définir un temps donné ou des plages horaires spécifiques, par exemple.

• Loi d’Illic : Au-delà d’un certain seuil de travail, l’efficacité décroit. 

Importance des pauses 

• Loi de Pareto : 20% du temps investi produit 80% de vos résultats. 

En fonction de vos contraintes, placer au mieux ces 20% dans votre agenda, sur les places où vous êtes les plus concentrés (dépend de chacun, important de se connaître) : RDV avec soi-même pour ne pas avoir d’autres réunions sur ces créneaux-là.

Technique Pomodoro : 

25 min : attention sur une activité unique et rien d’autres  / Après chaque activité faire une pause de 3 à 5 min  / Après 4 activités : pause longue de 10 à 20 min 

Pour plus d’astuces : Webinar : comment nous perdons 1 jour et demi par semaine

Planification

• Commencer par la priorité n°1 de la journée, la semaine, le mois
• Fixer le début et la fin de toute activité
• Garder des marges de manœuvre pour chaque activité planifiée
• Prendre des rendez-vous avec soi-même
• Planifier ou déléguer dès que la décision est prise
• Prévoir les temps de réflexion et de préparation
• Ouvrir son agenda tous les matins
• Ne revenez jamais sur le passé, seul le futur est contrôlable. Il faut faire avec ce qui a déjà été fait. Exemples de situations : un projet déjà lancé qui n’a rien donné et on vous le redonne, reprendre un projet d’une personne partie. 
• Sachez que ce vous voulez, ce qui est important et concentrez-vous sur le haut rendement, pour ne pas perdre du temps sur des tâches de moindre importance (comme la mise en forme de supports par exemple). 

Dans l’idéal, l’on devrait être en majorité dans des tâches de panification, puis dans l’action et un peu dans la réaction mais parfois on est beaucoup trop dans la réaction. Il est fondamental de pouvoir rééquilibrer cela. 

Le rôle du chef de projet est de s’assurer que les actions sont en cours d’exécution. Si ce n’est pas le cas, c’est peut-être car les consignes n’ont pas été bien comprises ou qu’il y a un manque de temps. C’est au responsable de gérer et d’accompagner l’équipe, en réexpliquant plus clairement, en réévaluant les tâches, etc.  

Quelques méthodes de planification

• Définir les objectifs :  la méthode SMART

Un objectif qui doit être compris par tout le monde (même un néophyte).

Si vous pensez que c’est un peu trop technique c’est que ce n’est pas un bon objectif.

Un vrai objectif c’est une intention que l’on traduit en critère mesurable et temporel.

Chaque objectif doit être découpé en micro tâches, pour faciliter la mise en œuvre et voir la progression.

• Planifier en fonction des objectifs : la méthode PAS 

Préparer – Agir – Suivre 

Est-ce que l’objectif comprend de nombreuses tâches et activités et la coordination de différentes personnes ? 

Non : je bloque du temps dans l’agenda 

Oui : je rédige un plan d’action

• Prioriser : la matrice d’Eisenhower

L’urgent est souvent pris comme qqch d’important. 

Question à se poser : urgent pour la personne ou pour moi ? 

Privilégier l’important pour garantir la qualité du résultat.

Privilégier l’urgence engendre un stress permanent. 

Prendre les éléments du plus grand au plus petit.

• Prioriser c’est choisir : méthode ABCD

Si choisir c’est se libérer : intérêt à utiliser la méthode ABCD 

Si choisir c’est renoncer : Se noter les plans B par exemple – que faire d’autre ?

A : urgent et important : je fais 

B : urgent mais pas important : je délègue ou reporte

C important mais pas urgent : je planifie

D : pas important ni urgent : je dis non !

• Faire une to do list efficace

Décomposez en petites tâches, hiérarchisez, ayez un objectif principal et secondaire tous les jours (3 en tout) et soyez réaliste ! 

Elle peut être un outil de communication pour savoir qui doit faire quoi et à quelles échéances. 

Gestion du stress 

Pour vous permettre de prendre de la hauteur et favoriser les échanges, Benjamin vous partage ses astuces : 

• Ayez une activité extra-professionnelle, profitez de votre famille, prenez des vacances et faites une déconnexion totale. 
• Dédiez-vous des bulles de solitude
• Essayez de faire fi de certaines remarques et retours. 
• Pensez aux petites victoires dans votre projet à long terme. 
• Le vendredi ou lundi matin, demandez-vous ce que vous avez réussi à faire et pourquoi pas les célébrer. 
• Acceptez que le projet ne prenne pas la direction que l’on avait imaginé au départ ou qu’il soit abandonné, que ce soit pour des raisons politiques, budgétaires, relationnelles, etc.
• Allouez des temps informels avec les parties prenantes : le pouvoir des croissants 😃 

C’est dans ces moment-là, que les bonnes idées émergent et cela permet de mieux les connaître, de faciliter les échanges futurs et parfois d’apaiser certaines tensions. 

L’anxiété a aussi des bons côtés, les gens les plus anxieux sont souvent ceux qui gèrent le mieux les crises. En effet, ils anticipent beaucoup et conceptualisent des plans B.  

Communication 

• Trouvez le juste équilibre, entre faire avancer le projet, en motivant les acteurs impliqués, sans devenir un boulet pour les autres et ne pas être blacklisté par eux.
• Dès qu’une décision est prise, informez les parties. 
• Soyez pédagogue, pour que chacun comprenne les contraintes des autres 
• Rassurez les gens que vous n’êtes pas l’espion de la direction 
• Trouvez les points d’accroche de chaque acteur pour savoir comment s’adresser à eux et les garder motivés (avoir de la visibilité, plus de CA, gagner du temps, etc.)
• Faites avec les mauvaises volontés, il est impossible de motiver tout le monde

Téléphone :

• Si message urgent à transmettre
• En cas de doute ou si besoin d’échanger de vive voix à la place de mails trop longs
• Pour désamorcer une situation avec des boucles de mails où les gens comment à s’énerver
• Si écrit pas nécessaire

Face à face 

• Humanisez les échanges, certains ne vous connaissant pas autrement qu’en visio ou par mail 
• Facilitez les échanges, en ramenant de la convivialité

Mails

• Mails agressifs des acteurs du projet : lisez, digérez, répondez plus tard ou quelques jours après en fonction de votre besoin 
• Méthode cap pour les mails : classer, agir, poubelle
• Programmez vos séquences de traitement de mails : 2 à 3 fois par jour (heures choisies ou planifiées, désactivez vos alertes mails)
• Triez vos mails en 4 catégories : 
  1. Moins de 2 min : décision et réponses rapides / si mail informatif type newsletter, gardez le pour des moments de creux (transport en commun, entre 2 réunions, etc.)
  2. Mails importants et urgents dont la réponse prend plus de 2 min : mails complexes demandant des recherches 
  3. Mails à planifier : proposition de RDV – mail où on diffère la réponse 
  4. Mail à classer / supprimer : ne nécessite pas de réponse 

Réunion

• Limitez le nombre de réunions, de participants et leur durée
• Choisissez le meilleur moment (date, heure)
•  Préparez l’ordre du jour et le faire parvenir aux participants : trop souvent délaissé et pourtant indispensable
•  Réservez la salle et les équipements nécessaires
• Prévoyez une marge de manœuvre dans le calcul de votre timing
• Prévoyez une heure de début et de fin, et respectez le timing
• Animez la réunion avec méthode (fixer un objectif SMART)
• Dites non aux chronophages (téléphone, mail, retard)
• Anticipez si la réunion peut être conflictuelle ou pas et cherchez comment réduire les irritants et comment vous pouvez répondre aux potentiels objections
• Rédigez un (bref) compte-rendu : parfois les personnes ne comprennent pas la même chose de la réunion, permet de noter les échéances et qui fera quoi

Méthodes de gestion de projets

• Méthodes agiles, souvent appliquée dans l’univers de l’IT. Son but est de tester puis d’optimiser en mettant en places des actions correctives rapidement.
• Utilisez les outils de suivi comme outil de communication 

Méthode Kanban

•  Vous pouvez aussi rajouter une colonne bloquer et indiquer pourquoi c’est bloqué

Méthode Scrum 

Points de convergence entre les 2 méthodes 

Points de différenciation entre les 2 méthodes

Astuces 

Chaque jour :

• 10 min avec le café / thé / jus d'orange / yoga je crée mon agenda de la journée
• une durée pour chaque tâche
• je fais des pauses
• 1h30 d'imprévu à planifier
• activités chronophages (mails, téléphone) à planifier
• l'activité la plus lourde la 1ère
• Si je n'ai pas le temps de terminer, je prends sur mon temps « imprévu » ou je termine la tâche le lendemain

- 2 fois par semaine :
Je revois mon plan d'action avec objectifs et résultats, je fais le bilan puis je réajuste.

Outils pratiques 

Notion : espace de travail central pour vos documents et projets 

Trello : capturez, organisez et traitez vos tâches à faire 

Airtable : Excel amélioré – plus ergonomique et plus simple 

Monday : la référence en gestion de projet 

En synthèse

• Ecoutez-vous, faites-vous confiance
• Cernez bien les objectifs de chacune de vos parties prenantes
• Définissez un timing et des actions précises
• Répartissez les rôles et responsabilisez vos interlocuteurs
• Ne soyez pas trop exigeants avec vous-mêmes, n’agissez que sur les actions que vous maitrisez
• Soyez rigoureux dans les retranscriptions

Propos de Benjamin Oberlé recueillis par Laetitia Sciacca